Qué es un congreso
Los congresos son un tipo de reunión que tienen una gran importancia en distintos ámbitos profesionales y académicos. Estos eventos suelen ser organizados por asociaciones, cuerpos, organismos, profesiones, colectivos, entre otros, y tienen como objetivo principal reunir a los miembros para debatir cuestiones de interés común.
Los congresos pueden tener una duración de varios días y se caracterizan por la presentación de múltiples ponencias en las que se exponen los avances y descubrimientos más recientes en determinadas materias. Asimismo, en los congresos se suelen debatir cuestiones relevantes para el sector, como tendencias, retos y oportunidades que pueden tener impacto en el futuro.
Es importante destacar que los congresos no solo son eventos en los que se presentan avances científicos o técnicos, sino que también pueden tener un enfoque más social o cultural. En este sentido, existen congresos que se centran en la promoción y difusión de las artes y la cultura, o bien en la discusión de temas de interés público y social.
Uno de los principales beneficios de los congresos es que permiten a los participantes compartir conocimientos y experiencias, establecer nuevas relaciones profesionales y establecer alianzas estratégicas. Además, los congresos también son una excelente oportunidad para conocer las últimas tendencias y novedades en el sector, así como para participar en talleres y cursos de formación.
Tipos de congreso
Existen diferentes tipos de congresos en función de diversos factores. A continuación, vamos a detallar los principales tipos:
Según la periodicidad:
Congresos ordinarios: Son aquellos que se celebran con una cierta periodicidad, ya sea anual, bianual, etc.
Congresos extraordinarios: Son aquellos que se celebran de forma excepcional, por diversas razones, como hechos fuera de lo común o por razones extraordinarias.
Según el contenido:
Congresos científicos: Son aquellos en los que se tratan avances o novedades en el campo de las ciencias, incluyendo aspectos académicos.
Congresos académicos: Son aquellos en los que se tratan distintos aspectos relacionados con el mundo de la enseñanza, ya sean científicos, sociales, etc.
Congresos culturales: Son aquellos que suelen tratar disciplinas de la cultura y las letras.
Congresos artísticos: Tratan de disciplinas de las artes y las letras, pudiendo quedar englobados en los congresos culturales.
Congresos tecnológicos: Tratan de los avances y novedades en el campo de la tecnología, en cualquiera de sus especialidades: medicina, informática, etc.
Según la finalidad:
Congresos sociales: Su finalidad es transmitir a la sociedad algún tipo de avance o mejora para la misma, en cualquiera de los campos de lo social.
Congresos privados: Su finalidad es un interés particular por mejorar aspectos privados, generalmente de un colectivo, y que no suele tener relevancia para la sociedad.
Congresos generales o mixtos: En este tipo de congresos se buscan soluciones o mejoras que pueden revertir mejoras tanto en el campo privado como en el social.
Según la organización:
Congresos oficiales: Son organizados por instituciones, organizaciones sindicales o partidos políticos.
Congresos constituyentes: Su finalidad es definir una línea política, constituir nuevas normas, reglamentos, o estatutos.
Congresos reconstituyentes: Tienen como finalidad restituir la constitución o principios fundamentales de una institución, organización, sindicato o partido político.
Planificación
Definición del propósito y objetivos del congreso
La planificación de un congreso es una tarea compleja que requiere tiempo, recursos y una cuidadosa planificación para lograr los objetivos deseados. El primer paso en la planificación de un congreso es definir claramente su propósito y objetivos.
El propósito de un congreso puede variar desde el intercambio de conocimientos y experiencias hasta la discusión y resolución de problemas comunes en un determinado campo. El propósito puede ser educativo, científico, político, cultural, económico o social. Es importante definir el propósito del congreso al principio del proceso de planificación para asegurar que todas las actividades y decisiones estén alineadas con ese propósito.
Una vez definido el propósito, es importante establecer los objetivos del congreso. Los objetivos deben ser claros, específicos y medibles. Algunos ejemplos de objetivos pueden incluir:
- Proporcionar un foro para que los expertos en un campo determinado intercambien conocimientos y experiencias.
- Presentar las últimas investigaciones y avances en un campo específico.
- Fomentar la colaboración y la networking entre los participantes.
- Discutir y resolver problemas comunes en un campo específico.
- Promover el diálogo y la comprensión entre diferentes grupos o comunidades.
Es importante tener en cuenta que los objetivos del congreso deben ser realistas y alcanzables. Si los objetivos son demasiado ambiciosos o vagos, puede ser difícil medir el éxito del congreso o lograr los resultados deseados.
Una vez que se han definido el propósito y los objetivos del congreso, se pueden comenzar a planificar las actividades y los programas. Es importante asegurarse de que todas las actividades estén diseñadas para cumplir con los objetivos establecidos. Por ejemplo, si el objetivo del congreso es fomentar la colaboración y la networking entre los participantes, se pueden planificar actividades de networking, como almuerzos o cenas en grupo, o sesiones de discusión en pequeños grupos.
La selección de los oradores y la planificación de las sesiones también deben estar alineadas con el propósito y los objetivos del congreso. Es importante seleccionar oradores que tengan experiencia y conocimientos en el área temática del congreso y que puedan presentar información relevante y actualizada. Las sesiones deben estar diseñadas para fomentar el diálogo y la discusión entre los participantes, y para promover el intercambio de conocimientos y experiencias.
Identificación de las necesidades tecnológicas
La organización de un congreso implica una planificación detallada para garantizar el éxito del evento. Una parte importante de esta planificación es identificar las necesidades del congreso para determinar qué tecnologías son necesarias para su implementación. evenTwo es una plataforma de tecnología de eventos que ofrece tres productos clave: evenTwo Access, evenTwo App y evenTwo Virtual. Cada uno de ellos tiene diferentes funcionalidades y se adapta a diferentes necesidades del evento.
Para identificar las necesidades del congreso, es importante hacerse las siguientes preguntas:
- ¿Qué tipo de evento es? ¿Es un evento presencial, virtual o híbrido?
- ¿Cuál es el tamaño del evento? ¿Cuántas personas se espera que asistan?
- ¿Cuál es el objetivo del evento? ¿Se trata de una conferencia, un seminario, una feria comercial o una reunión corporativa?
- ¿Necesitamos un sistema de registro y control de acceso para el evento?
- ¿Deseamos que nuestros asistentes puedan interactuar entre ellos o con los ponentes mediante una aplicación móvil?
- ¿Queremos tener la posibilidad de enviar notificaciones push a nuestros asistentes durante el evento?
- ¿Queremos que los asistentes puedan hacer preguntas a los ponentes en tiempo real?
- ¿Queremos ofrecer funcionalidades de gamificación en el evento?
- ¿Queremos ofrecer a nuestros expositores herramientas para generar leads?
- ¿Deseamos que los asistentes puedan descargar presentaciones y materiales del evento desde sus dispositivos móviles?
- ¿Necesitamos una herramienta para generar encuestas y medir la satisfacción de los asistentes?
- ¿Deseamos que los asistentes puedan interactuar con los expositores y patrocinadores en tiempo real?
- ¿Queremos tener la opción de transmitir nuestro evento en vivo de manera virtual?
- ¿Queremos ofrecer a los asistentes la posibilidad de asistir a charlas y talleres virtuales de manera diferida?
- ¿Necesitamos una herramienta para generar estadísticas y reportes del evento?
- ¿Queremos ofrecer a los asistentes una experiencia personalizada basada en sus intereses y preferencias?
- ¿Necesitamos una herramienta para gestionar el networking y las reuniones durante el evento?
- ¿Queremos ofrecer la posibilidad de votar o evaluar las presentaciones en tiempo real?
- ¿Deseamos que nuestros patrocinadores y expositores tengan la posibilidad de personalizar sus perfiles y stands virtuales?
Una vez que se han respondido estas preguntas, se pueden identificar las necesidades específicas del evento y determinar qué tecnologías de evenTwo son las más apropiadas para implementar.
Para eventos presenciales, evenTwo Access es una herramienta valiosa para controlar el acceso y el registro de los asistentes. Los formularios en línea y las landing pages promocionales facilitan el registro de los asistentes, lo que reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para llevar a cabo esta tarea. La aplicación móvil de lectura de QR permite a los organizadores controlar fácilmente el acceso de los asistentes a diferentes áreas del evento.
Para eventos virtuales o híbridos, evenTwo Virtual es una herramienta útil para crear una experiencia de evento en línea personalizada y atractiva. La plataforma ofrece funcionalidades similares a la Aplicación móvil, incluyendo chats y mensajería privada, preguntas a los ponentes y funcionalidades de gamificación.
Para eventos presenciales, virtuales o híbridos, evenTwo App es una herramienta que puede adaptarse a cualquier necesidad del evento. La Aplicación móvil es personalizable y ofrece funcionalidades informativas y de interacción. También cuenta con funcionalidades de gamificación y de exponsorización que pueden ser utilizadas para mejorar la experiencia del usuario.
Comunicación
Creación de una landing page del congreso
La creación de una landing page personalizada es una de las herramientas más importantes para la promoción de un congreso. Una landing page bien diseñada y estructurada es una herramienta eficaz para capturar la atención del público objetivo y aumentar el número de inscripciones.
Una landing page efectiva debe incluir información relevante y clara sobre el evento, como la fecha, la ubicación y el programa de ponencias y actividades. También es importante incluir una descripción detallada del evento, destacando los temas y objetivos principales y las principales razones por las que alguien debería asistir.
Además, es fundamental contar con un formulario de registro en la página web que permita a los interesados inscribirse en el evento de manera fácil y sencilla. El formulario debe ser intuitivo y fácil de usar, y debería incluir información básica como el nombre, el correo electrónico y la empresa o institución a la que pertenece el interesado.
Es importante asegurarse de que la landing page esté diseñada de manera atractiva y profesional, con un diseño atractivo y una estructura bien organizada. El uso de imágenes y vídeos de calidad también puede ser una forma efectiva de aumentar la atención del público objetivo.
Otro aspecto importante a considerar es la optimización de la página web para los motores de búsqueda. La landing page debe estar optimizada con las palabras clave relevantes para el evento para asegurar que los usuarios puedan encontrar fácilmente la página web a través de los motores de búsqueda.
También tienes que tener en cuenta que la creación de una landing page personalizada es una excelente oportunidad para establecer una marca para el evento y crear una presencia en línea sólida. Una landing page bien diseñada y optimizada puede ser una herramienta poderosa para promover el evento y atraer a un público interesado y comprometido.
Creación de una App móvil para el congreso
La tecnología ha transformado la forma en que organizamos y participamos en eventos, y las aplicaciones móviles personalizadas se han convertido en una herramienta esencial para los organizadores de eventos en la actualidad. En este sentido, la plataforma evenTwo ofrece una solución integral que incluye una aplicación móvil personalizable con múltiples funcionalidades para satisfacer las necesidades de los organizadores de eventos y los participantes.
Crear una App móvil personalizada para un congreso puede proporcionar una experiencia única y personalizada para los asistentes, lo que les permitirá interactuar de forma más efectiva con el evento. Además, una App móvil personalizada puede ayudar a los organizadores a mantener a los asistentes informados sobre los detalles del evento y proporcionar una manera fácil de registrarse en el evento.
La importancia de crear una App móvil personalizada para un congreso radica en varios aspectos, a continuación se presentan algunos de ellos:
Accesibilidad: Las aplicaciones móviles están disponibles para los usuarios en cualquier momento y lugar. Los participantes pueden acceder a la información del evento, el programa, los ponentes y las actividades, desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que permite una mejor organización y planificación de su agenda.
Personalización: La creación de una App móvil personalizada permite a los organizadores del evento personalizar la experiencia del usuario. Los usuarios pueden seleccionar y personalizar su agenda, recibir notificaciones de actividades, ponentes o cambios de última hora, realizar preguntas a los ponentes, interactuar con otros asistentes, entre otras funcionalidades.
Aumento de la interacción: Una App móvil personalizada puede fomentar la interacción entre los participantes, lo que puede mejorar la experiencia del evento. Los usuarios pueden enviar mensajes privados a otros asistentes, hacer preguntas a los ponentes, responder encuestas en tiempo real, participar en juegos y actividades de gamificación, entre otros.
Utilización de redes sociales para promocionar el evento
En la actualidad, las redes sociales son una herramienta clave para promocionar eventos y llegar a un público amplio y diverso. La utilización de redes sociales para promocionar un evento es una estrategia efectiva para llegar a un gran número de personas en poco tiempo. Además, las redes sociales permiten a los organizadores del evento interactuar con los asistentes, compartir información relevante y fomentar la participación.
Una de las formas más efectivas de utilizar las redes sociales para promocionar un evento es mediante la creación de enlaces que lleven a la landing page personalizada del congreso y a la aplicación móvil del evento. La landing page debe contener información relevante sobre el evento, como el programa de ponencias, las actividades, los horarios, los ponentes y los patrocinadores. Además, debe incluir un formulario de registro para que los asistentes puedan inscribirse en el evento.
Para promocionar la landing page personalizada y la aplicación móvil del evento, se pueden utilizar diversas plataformas de redes sociales, como Twitter, Facebook, LinkedIn e Instagram. En cada una de estas plataformas, se pueden publicar enlaces a la landing page y a la aplicación móvil, así como contenido relevante sobre el evento, como imágenes, videos y comentarios de los organizadores.
Otra estrategia efectiva para promocionar un evento en las redes sociales es utilizar hashtags relacionados con el evento. Los hashtags son palabras clave que se utilizan para etiquetar contenido relacionado con un tema específico. Por ejemplo, si el evento es un congreso de tecnología, se puede utilizar el hashtag #tecnología para promocionar el evento en las redes sociales. Esto permitirá que los usuarios de las redes sociales puedan encontrar fácilmente información sobre el evento y unirse a la conversación.
Sistema de Registro y control de acceso
Uso de plataformas online para el registro de participantes
En la organización de un congreso, uno de los aspectos más importantes es el registro y control de acceso de los asistentes. Para ello, contar con una plataforma de registro online como evenTwo Access puede ser clave para el éxito del evento.
El registro online permite a los asistentes inscribirse en el evento de forma rápida y sencilla desde cualquier lugar y en cualquier momento. De esta forma, se eliminan las barreras geográficas y de horarios, lo que facilita la asistencia de un mayor número de participantes al congreso.
Además, con evenTwo Access, los organizadores pueden ofrecer diferentes opciones de inscripción, como la selección de talleres o sesiones a las que quieren asistir. Esto ayuda a segmentar la base de datos de asistentes, lo que facilita la personalización de la comunicación y el marketing durante y después del evento.
Otra de las ventajas del registro online es la posibilidad de recopilar información valiosa de los asistentes, como sus intereses y preferencias. Esta información puede ser utilizada para mejorar la experiencia del usuario en el evento y para ofrecer contenidos y actividades más acordes a sus necesidades y expectativas.
Por otro lado, el uso de evenTwo Access también permite el control de acceso al evento a través de una aplicación móvil de lectura de códigos QR. Esto agiliza y simplifica el proceso de entrada y salida de los asistentes, reduciendo el tiempo de espera y haciendo que la experiencia del usuario sea más fluida y agradable.
Acreditación de los asistentes
La acreditación de los asistentes a un evento es un aspecto clave para garantizar un control de acceso eficiente y seguro, además de permitir la identificación de los participantes y el registro de su asistencia a las diferentes actividades programadas. En este sentido.
evenTwo Access permite la emisión de credenciales personalizadas para cada uno de los asistentes, con códigos QR únicos que garantizan la seguridad y la autenticidad de la acreditación. De esta manera, se facilita el control de acceso a las diferentes áreas del evento y se evitan situaciones de fraude o falsificación.
Control de Acceso
La gestión del control de acceso en un evento es una tarea vital para garantizar la seguridad y la eficacia del mismo. La plataforma evenTwo Access ofrece una solución eficiente y sencilla para el control de acceso mediante la lectura de códigos QR generados por la propia plataforma.
El proceso es sencillo: una vez que los asistentes se han registrado en línea y han recibido sus acreditaciones, estas se pueden descargar o enviar directamente a sus dispositivos móviles. Luego, en el lugar del evento, los organizadores pueden utilizar la aplicación móvil de evenTwo Access para escanear el código QR de la acreditación de los asistentes y confirmar su entrada al evento.
Este sistema de control de acceso tiene múltiples ventajas para los organizadores de eventos. En primer lugar, reduce el tiempo y el esfuerzo necesario para verificar manualmente la entrada de cada asistente al evento. Con la plataforma de evenTwo Access, se pueden escanear los códigos QR de forma rápida y eficiente, lo que agiliza el proceso de entrada.
Además, este sistema permite un mayor control y seguimiento de los asistentes. Al escanear las acreditaciones de los asistentes, se puede verificar su identidad y comprobar que están registrados en el evento. Esto es especialmente importante para eventos con acceso restringido, donde solo se permite la entrada a ciertas sesiones o áreas del evento a determinados asistentes.
Otra ventaja importante del sistema de control de acceso de evenTwo Access es que se pueden generar informes detallados sobre la asistencia al evento. Los organizadores pueden obtener información en tiempo real sobre el número de asistentes que han entrado al evento, cuántos se han registrado para cada sesión o actividad y cuántos asistentes están presentes en cualquier momento dado.
Certificados de asistencia
La gestión de certificados de asistencia en eventos y congresos es una tarea importante y necesaria para reconocer la participación de los asistentes y acreditar su formación en el evento. Para facilitar esta tarea, la plataforma de registro y control de acceso evenTwo Access ofrece una funcionalidad para la generación de certificados de asistencia.
La generación de certificados de asistencia se realiza a través de la comprobación de la lectura de los QR de las acreditaciones al acceder a las diferentes sesiones del congreso. De esta manera, se asegura que el asistente ha estado presente en las sesiones correspondientes y se ha registrado su asistencia.
La emisión de certificados de asistencia puede ser personalizada con la información específica del congreso, como el nombre del evento, la fecha, el lugar y las horas de las sesiones. Además, la plataforma permite la personalización de los certificados con el logo y la imagen del evento.
La emisión de certificados de asistencia tiene un impacto positivo en la satisfacción de los asistentes, ya que les proporciona una evidencia oficial de su participación en el evento y les permite demostrar su formación en el área temática del congreso.
Programa y agenda
Creación y configuración de la agenda
La creación y configuración de la agenda del congreso es una tarea fundamental para cualquier organizador de eventos, ya que permite a los asistentes tener una visión general de las actividades que se llevarán a cabo durante el evento. Además, una buena agenda bien organizada puede ayudar a los asistentes a planificar su tiempo y maximizar su experiencia.
Una de las formas más comunes de presentar la agenda del congreso es por sesiones, donde se presentan las actividades por orden de horario. Esta estructura puede ser muy útil para eventos más pequeños o para aquellos en los que todas las actividades son de una misma temática. Sin embargo, en los grandes congresos donde hay varias sesiones en diferentes temas, puede ser útil agrupar las sesiones por categorías, lo que permite una fácil navegación para los asistentes. Además, se pueden asignar colores a las categorías y a las sesiones para facilitar la navegación y la experiencia del usuario.
Dentro de cada sesión de la agenda, se pueden incluir detalles como los perfiles de los ponentes, una descripción de la sesión, el mapa de la sede con la ubicación de la sala donde tendrá lugar la ponencia, documentos de las presentaciones o cualquier otro material relevante. Además, se pueden incluir encuestas de valoración de la sesión, que permiten a los asistentes evaluar la calidad de las ponencias y proporcionar comentarios útiles.
Otra función interesante que se puede agregar a la agenda del congreso es la sala de votación. Esto permite a los asistentes votar por opciones propuestas por los ponentes, lo que aumenta la interactividad y la participación en el evento.
Gestión de cambios en el programa y notificaciones a los asistentes
La gestión de cambios en el programa es una tarea fundamental en la organización de cualquier evento, y los congresos no son una excepción. A menudo, los organizadores se encuentran con la necesidad de realizar ajustes en la agenda debido a diversas circunstancias, como la cancelación de un ponente, la reorganización de horarios, la inclusión de nuevas actividades, etc. En este sentido, resulta esencial contar con un sistema de gestión de cambios eficaz y fiable que permita comunicar de forma rápida y eficiente a los asistentes las novedades en el programa del congreso.
Una de las herramientas más útiles para gestionar los cambios en el programa y notificar a los asistentes es la aplicación móvil del congreso, que puede ser personalizada a través de evenTwo App. A través de la aplicación, los organizadores pueden enviar notificaciones push a los asistentes informándoles de cualquier cambio en la agenda, ya sea una modificación en la hora o lugar de una ponencia, la inclusión de una nueva actividad, la cancelación de una sesión, etc. Además, la aplicación también puede incluir un apartado específico para el programa del congreso, donde los asistentes podrán consultar en tiempo real las novedades y cambios que se vayan produciendo.
Otra opción es utilizar el correo electrónico o las redes sociales para enviar notificaciones a los asistentes. Sin embargo, esta opción puede resultar menos eficaz que la aplicación móvil, ya que los correos electrónicos pueden ser filtrados como spam o simplemente no ser leídos, mientras que las publicaciones en redes sociales pueden pasar desapercibidas entre el volumen de información que se genera en estos canales.
Por otra parte, la gestión de cambios en el programa también implica la actualización de la agenda del congreso. En este sentido, resulta fundamental contar con un sistema de gestión de agenda como el de evenTwo que permita realizar cambios de forma rápida y sencilla.
Interacción y networking
Uso de la funcionalidad de chat y mensajería en evenTwo
La funcionalidad de chat y mensajería de la aplicación de evenTwo es una herramienta muy útil para establecer comunicación entre los asistentes y organizadores de un congreso. Esta función permite a los asistentes enviar mensajes directos entre ellos o enviar mensajes al equipo organizador.
Los chats pueden ser utilizados para organizar reuniones o encuentros entre los asistentes, intercambiar información sobre las ponencias o talleres y, en general, para establecer una comunicación fluida y directa entre los participantes del evento.
La mensajería y el chat en la aplicación de evenTwo también pueden ser utilizados para fomentar la participación de los asistentes en el congreso, ya que pueden utilizar esta funcionalidad para compartir sus experiencias y opiniones sobre las diferentes ponencias y talleres, lo que puede ayudar a crear un ambiente más participativo y enriquecedor.
Para aprovechar al máximo estas funcionalidades es importante que los organizadores del evento fomenten su uso entre los asistentes y promuevan su uso desde el inicio del congreso. También es importante establecer unas normas básicas de uso para garantizar que la comunicación sea constructiva y respetuosa entre los usuarios.
Uso de la funcionalidad de reuniones y citas para el networking
Uno de los aspectos más importantes a considerar en un congreso, es la creación de oportunidades para que los asistentes, ponentes y patrocinadores se conecten entre sí y establezcan relaciones profesionales y personales duraderas. Es aquí donde la funcionalidad de reuniones y citas en eventos se convierte en una herramienta fundamental.
La plataforma evenTwo ofrece esta funcionalidad, tanto para eventos presenciales como virtuales o híbridos, lo que permite a los asistentes programar reuniones previas al evento y durante el mismo. Esto aumenta las posibilidades de hacer contactos valiosos y conexiones profesionales y personales que pueden durar mucho más allá del evento en sí, y hacer nuevos contactos desde cualquier lugar del mundo.
La programación de citas con otros asistentes, ponentes y patrocinadores también puede ser de diferentes duraciones y se pueden programar para diferentes días y horarios. Esto facilita la organización de reuniones específicas para discutir temas específicos o establecer relaciones más cercanas con los demás participantes del evento.
Configuración de los perfiles de los asistentes y los ponentes
La configuración de los perfiles de los asistentes y ponentes es una parte importante de cualquier evento. Con la plataforma evenTwo, es posible crear perfiles personalizados que incluyan información detallada sobre cada participante, como fotografía de perfil, redes sociales y biografía.
La inclusión de fotografías en los perfiles de los asistentes y ponentes es una excelente manera de humanizar el evento y hacer que los participantes se sientan más conectados. Además, las fotografías pueden ayudar a los asistentes a identificar fácilmente a los ponentes y otros participantes durante el evento.
Las redes sociales también son una herramienta útil para agregar al perfil de los participantes. Las redes sociales permiten a los asistentes conectarse con otros participantes antes, durante y después del evento. Esto puede ayudar a generar relaciones más sólidas entre los participantes y aumentar las posibilidades de hacer negocios y contactos.
Por último, la biografía es una sección importante del perfil del asistente y del ponente, ya que permite a los demás participantes conocer un poco más sobre la persona detrás del perfil. La biografía puede incluir detalles como la experiencia laboral, los logros profesionales y personales, los intereses y hobbies, y cualquier otra información relevante que el participante desee compartir.
La configuración de perfiles atractivos y detallados puede aumentar significativamente las posibilidades de hacer contactos en el evento. Al proporcionar información detallada sobre cada participante, incluso antes del evento, los participantes pueden encontrar a otros participantes con intereses y objetivos similares. Esto puede ser especialmente beneficioso para los asistentes que buscan establecer nuevas relaciones comerciales o encontrar nuevos clientes.
Presentaciones y ponencias
Utilización de herramientas de videoconferencia
La tecnología ha avanzado significativamente en los últimos años y ha permitido que los eventos se desarrollen de manera más eficiente y con mayor alcance, incluso cuando los ponentes no pueden estar presentes físicamente. Una de las herramientas que ha hecho posible esto es la videoconferencia, que permite a los ponentes participar en el evento a distancia.
La utilización de herramientas de videoconferencia para la participación de ponentes a distancia es una práctica cada vez más común en los eventos y congresos. Esto puede ser especialmente útil en eventos con ponentes de renombre que no pueden viajar al lugar del evento, pero que aún así desean participar y compartir sus conocimientos con la audiencia.
Las herramientas de videoconferencia permiten que los ponentes se conecten con el evento a través de una conexión en línea. Esto puede lograrse mediante la proyección de su imagen y audio en las pantallas del evento o mediante la retransmisión en streaming a través de la WebApp del evento.
Una de las principales ventajas de utilizar herramientas de videoconferencia es que permite una mayor flexibilidad y eficiencia en la organización del evento. Los ponentes pueden participar desde cualquier lugar del mundo y no es necesario que viajen al lugar del evento, lo que ahorra tiempo y costes.
Creación de salas virtuales para la presentación de trabajos en formato digital
La creación de salas virtuales para la presentación de trabajos en formato digital es una práctica cada vez más común en eventos y congresos de todo tipo. Estas salas permiten a los asistentes acceder a los trabajos presentados de una manera más dinámica e interactiva, así como facilitar la interacción entre los autores y el público asistente.
La creación de estas salas virtuales es posible gracias a herramientas tecnológicas que permiten la visualización de los trabajos de forma digital, ya sea en formato de presentación, documento o video, y que también permiten la interacción entre los asistentes y los autores.
En estas salas virtuales, los autores pueden presentar sus trabajos de manera interactiva, añadiendo gráficos, videos y otro tipo de recursos multimedia que complementen su presentación y enriquezcan la experiencia de los asistentes. Además, los asistentes pueden hacer preguntas, comentarios y sugerencias a los autores, fomentando así la interacción y el debate.
La creación de estas salas virtuales también puede ser útil en eventos en los que los asistentes no pueden asistir en persona. Gracias a estas herramientas tecnológicas, los trabajos pueden ser presentados en línea y los asistentes pueden acceder a ellos desde cualquier lugar del mundo.
Feedback
Uso de la funcionalidad de encuestas
El feedback de los asistentes es fundamental para evaluar la calidad de un evento y hacer mejoras para futuras ediciones. Es por eso que la funcionalidad de encuestas en las App o WebApp de los eventos es una herramienta muy valiosa.
La plataforma evenTwo ofrece una funcionalidad de encuestas que permite a los organizadores de eventos crear encuestas personalizadas para obtener información específica de los asistentes. Estas encuestas se pueden programar para que se activen automáticamente después de cada sesión o al final del evento.
Las encuestas pueden ser de diferentes tipos: de opción múltiple, de respuesta única, o de texto para obtener pensamientos de los asistentes. Esto permite a los organizadores recopilar diferentes tipos de datos y opiniones de los asistentes. Además, se pueden pueden vincular las sesiones para que los asistentes puedan responder a la encuesta de manera específica para cada sesión.
La plataforma evenTwo también ofrece herramientas de análisis de datos que permiten a los organizadores evaluar los resultados de las encuestas de manera rápida y sencilla. De esta manera, se pueden identificar las áreas que necesitan mejora y tomar decisiones informadas sobre futuras ediciones del evento.
La funcionalidad de encuestas de la plataforma evenTwo es una herramienta muy útil para obtener feedback de los asistentes y mejorar la calidad de los eventos. Los organizadores pueden utilizar esta herramienta para entender mejor las necesidades y opiniones de los asistentes y para tomar decisiones informadas sobre cómo mejorar futuras ediciones del evento.
Sistema de Votaciones
La funcionalidad de votaciones en la plataforma de eventos evenTwo es una herramienta muy útil para conseguir la interacción y participación de los asistentes en las distintas ponencias y sesiones del congreso. Esta funcionalidad, que se puede configurar de diferentes maneras, es especialmente efectiva en grandes congresos, donde se dan varias ponencias simultáneamente.
La primera modalidad de configuración de las salas de votación en evenTwo es una sala de votación global para todo el congreso, donde aparecen las votaciones que van lanzando los distintos ponentes. En esta modalidad, los asistentes pueden acceder a la sala de votación con un icono directamente en el dashboard de la App. Esta modalidad es adecuada para congresos más pequeños donde solo hay una sesión a la vez.
La segunda modalidad es la creación de diferentes salas de votación para cada sesión, lo que permite que cada sala de votación se mantenga aislada de las demás y no se confundan las preguntas que se lanzan. Para acceder a esta modalidad, los asistentes deben ir a la agenda del congreso, seleccionar la sesión en la que están participando y desde ahí acceder a su sala de votación. Esta modalidad es realmente útil en grandes congresos donde existen salas paralelas y permite realizar votaciones simultaneas en varias sesiones a la vez.
Una gran ventaja del sistema de votaciones de evenTwo es que todos los asistentes pueden votar con sus dispositivos móviles, eliminando la necesidad de repartir mandos a distancia para votar como en los sistemas de votación más antiguos. Con esta funcionalidad, los costes se reducen significativamente.
Además, la funcionalidad de votaciones también cuenta con un modo de proyección que permite proyectar las preguntas antes de lanzar la votación. Una vez finalizado el tiempo asignado para la votación, los resultados aparecen en tiempo real, lo que permite una interacción directa y una mayor implicación por parte de los asistentes.
Análisis y estadísticas
Análisis de las estadísticas de registro y asistencia
La plataforma de evenTwo Access es una herramienta de registro y control de acceso a eventos que permite la gestión completa del proceso de inscripción y acceso de los asistentes. Además de ofrecer una solución eficiente y fácil de usar, incluso para eventos de gran tamaño, esta plataforma también proporciona una valiosa información estadística sobre el registro y la asistencia de los asistentes al evento.
Una de las principales ventajas de evenTwo Access es que permite la personalización del proceso de registro para adaptarse a las necesidades específicas de cada evento. Los organizadores pueden configurar formularios de registro personalizados para recopilar toda la información necesaria de los asistentes, como su nombre, apellido, correo electrónico, teléfono, cargo y empresa, entre otros datos.
Una vez que los asistentes se hayan registrado, los organizadores pueden hacer un seguimiento del número de registros y verificar si los asistentes han completado todos los campos requeridos en el formulario de registro. Esta información es valiosa porque permite a los organizadores determinar si necesitan hacer ajustes en su proceso de registro o comunicación para mejorar el índice de registro.
La herramienta también proporciona información sobre la asistencia de los asistentes al evento. Por ejemplo, los organizadores pueden verificar el número de asistentes que han escaneado su código QR de acceso en la entrada del evento. Esta información es valiosa porque permite a los organizadores verificar el número de asistentes que realmente asistieron al evento, así como hacer ajustes en la capacidad de las salas o la asignación de recursos si es necesario.
Otra ventaja de la plataforma de evenTwo Access es que permite el análisis en tiempo real de los datos estadísticos de registro y asistencia. Esto significa que los organizadores pueden ver en tiempo real el número de asistentes registrados y la tasa de registro, así como la tasa de asistencia, y ajustar su planificación y estrategia de marketing en consecuencia.
Además, los organizadores pueden acceder a informes detallados de estadísticas de registro y asistencia después del evento. Estos informes incluyen datos como el número de asistentes registrados, la tasa de registro, la tasa de asistencia y el análisis demográfico de los asistentes. Los organizadores pueden utilizar esta información para planificar eventos futuros y mejorar su estrategia de marketing.
Análisis de la interacción
La plataforma de evenTwo ofrece una serie de herramientas que permiten a los organizadores de eventos evaluar la eficacia de la comunicación y las encuestas realizadas durante el evento. Estos datos pueden ser analizados para obtener información valiosa que puede ayudar a mejorar la organización de futuros eventos.
Una de las funcionalidades más destacadas de evenTwo es su capacidad para enviar notificaciones y mensajes directamente a los usuarios de la App o de la plataforma virtual. Esto permite a los organizadores enviar recordatorios sobre las próximas actividades, promociones, y otra información relevante en tiempo real. Los organizadores pueden analizar la efectividad de las notificaciones y mensajes enviados, para conocer el grado de interacción y engagement de los asistentes.
Las encuestas son otra herramienta importante que se puede utilizar para analizar la efectividad de la comunicación. La plataforma de evenTwo permite a los organizadores crear encuestas personalizadas que pueden ser distribuidas a los usuarios de la App o de la plataforma virtual. Estas encuestas pueden ser utilizadas para recopilar información relevante sobre la experiencia del asistente, su grado de satisfacción con el evento, y para conocer sus intereses y preferencias. La información recopilada puede ser analizada posteriormente para mejorar la organización de futuros eventos.
Además, evenTwo también ofrece la posibilidad de generar estadísticas sobre la interacción de los asistentes. Por ejemplo, se pueden analizar las interacciones de los asistentes en la plataforma virtual, conocer el grado de participación en los chats, foros y otros espacios de networking. Con estos datos, los organizadores pueden mejorar la comunicación y la experiencia de los usuarios, identificando los espacios de mayor interacción, y ofreciendo contenidos de mayor interés.
La recopilación y análisis de datos en la plataforma de evenTwo permite a los organizadores mejorar la eficacia de la comunicación, conocer los intereses de los asistentes, identificar las áreas de mejora, y en general, mejorar la calidad y la eficacia de los eventos. En resumen, la capacidad de análisis de evenTwo es una herramienta valiosa para los organizadores de eventos, que pueden utilizarla para obtener información clave que puede ayudar a mejorar la organización y la experiencia de los asistentes.
Conclusiones
Síntesis de las ventajas de utilizar evenTwo para la organización de un congreso.
evenTwo es una plataforma tecnológica diseñada para la organización de eventos y congresos, que ofrece múltiples beneficios y ventajas a la hora de planificar, gestionar y promocionar un evento.
Principales ventajas de utilizar evenTwo para la organización de un congreso:
Gestión eficiente: evenTwo permite la gestión integral del evento, desde la inscripción de los asistentes hasta la organización de sesiones, salas y actividades, lo que facilita el trabajo de los organizadores y mejora la experiencia de los asistentes.
Comunicación efectiva: La plataforma permite la comunicación directa y personalizada con los asistentes, lo que facilita la difusión de información, promociones y novedades del evento, y mejora la interacción entre los participantes.
Networking y conexión: evenTwo facilita la interacción entre los asistentes mediante la creación de perfiles y la posibilidad de establecer contactos, lo que mejora la experiencia de los participantes y favorece la creación de nuevas oportunidades de negocio y colaboración.
Acceso en tiempo real: La plataforma permite el acceso en tiempo real a toda la información del evento, desde la programación hasta los resultados de las encuestas y votaciones, lo que mejora la experiencia de los asistentes y facilita la toma de decisiones por parte de los organizadores.
Análisis de datos: evenTwo ofrece herramientas de análisis de datos que permiten la medición de la efectividad de la comunicación, el networking y las encuestas, lo que facilita la toma de decisiones y la mejora continua del evento.
Submit your comment