Introducción
En la actualidad, las opciones para organizar eventos han evolucionado, y la tecnología se ha convertido en una herramienta fundamental para garantizar el éxito de cualquier evento. La plataforma de evenTwo ofrece una solución completa y personalizada para la creación de aplicaciones móviles y WebApps para eventos virtuales y híbridos. Con evenTwo, podrás crear una aplicación móvil y una WebApp sincronizadas con las mismas funcionalidades y personalizadas para cada evento.
Entre las funcionalidades que incluye evenTwo, encontramos opciones de interacción y de información, como muros de comentarios, mensajería privada, reuniones one to one, gamificación, preguntas al ponente, agenda, listado de ponentes, documentos y galerías de fotos, entre otras. En esta guía, te mostraremos cómo utilizar evenTwo para garantizar el éxito de tu evento virtual o híbrido, desde la evaluación de las necesidades del evento hasta la personalización de la aplicación.
Evaluación de las necesidades del evento:
Antes de comenzar a utilizar evenTwo, es importante evaluar las necesidades del evento para determinar qué funcionalidades son necesarias en la aplicación móvil y la WebApp.
La evaluación de las necesidades del evento es un proceso crítico para garantizar el éxito del evento y maximizar la satisfacción del público objetivo. A continuación, se presentan algunos aspectos clave que deben tenerse en cuenta al evaluar las necesidades del evento antes de utilizar evenTwo:
- Identificar el público objetivo: Es fundamental conocer a la audiencia del evento, ya que esto ayudará a determinar qué funcionalidades serán más relevantes para ellos. Por ejemplo, si el público objetivo es principalmente joven, es probable que prefieran una aplicación con funciones de gamificación y redes sociales.
- Determinar los objetivos del evento: Los objetivos del evento son importantes para definir qué información y funcionalidades se deben incluir en la aplicación. Si el objetivo principal del evento es la educación, es importante que la aplicación ofrezca información relevante sobre los temas tratados en el evento.
- Analizar el formato del evento: El formato del evento, ya sea virtual, híbrido o presencial, afectará a las funcionalidades necesarias en la aplicación. Por ejemplo, si el evento es virtual, es importante incluir una función de streaming en la aplicación para que los participantes puedan ver el evento en tiempo real.
- Identificar las necesidades logísticas: La logística del evento, como la ubicación y los horarios de los eventos, puede influir en la funcionalidad de la aplicación. Por ejemplo, si el evento tiene múltiples sesiones simultáneas, es importante tener una herramienta de agenda personalizable para que los participantes puedan programar su asistencia a las sesiones.
Una vez que se han evaluado las necesidades del evento, se pueden seleccionar las funcionalidades de la aplicación y la WebApp que son más relevantes para los participantes y los objetivos del evento. La plataforma de evenTwo ofrece una amplia gama de funcionalidades, desde interacción en tiempo real hasta información detallada sobre el evento, lo que permite a los organizadores personalizar la aplicación de acuerdo a las necesidades específicas de su evento.
Personalización de la aplicación:
La personalización de la aplicación móvil y la WebApp es una parte crucial en el proceso de crear un evento exitoso con la ayuda de la tecnología de evenTwo. Cada evento tiene necesidades específicas y es importante asegurarse de que la aplicación móvil y la WebApp sean personalizadas para satisfacer esas necesidades.
La plataforma de evenTwo App permite crear aplicaciones móviles nativas personalizadas para cada cliente con su branding y las funcionalidades necesarias para el evento. Esto significa que la aplicación móvil y la WebApp pueden ser personalizadas para incluir la marca del evento, los colores y los gráficos. Además, se pueden incluir las funcionalidades necesarias para el evento, como agenda, listado de ponentes, documentos, galerías de fotos, entre otros.
La plataforma evenTwo Virtual también permite crear una WebApp sincronizada con la aplicación móvil con las mismas funcionalidades que tenga la App. Además, se puede incluir la retransmisión en streaming del evento, lo que permite a los asistentes seguir el evento desde cualquier lugar.
Entre las funcionalidades de la aplicación móvil y la WebApp de evenTwo, se incluyen funcionalidades de interacción como muros de comentarios, mensajería privada, reuniones one to one, gamificación, preguntas al ponente. Estas funcionalidades permiten a los asistentes interactuar entre sí, hacer preguntas a los ponentes, y participar en actividades de gamificación durante el evento.
La inclusión de funcionalidades informativas también es importante en la personalización de la aplicación móvil y la WebApp. Una agenda clara y actualizada, un listado de ponentes completo y fácil de navegar, así como la disponibilidad de documentos importantes del evento y galerías de fotos, ayudan a los asistentes a mantenerse informados y actualizados durante el evento.
Preparar la retransmisión del live streaming del evento
Preparar el live streaming no es una tarea fácil de llevar a cabo. Requiere mucha preparación y planificación para garantizar que todo salga bien y que la señal de video llegue correctamente a la audiencia. A continuación, se presentan algunos pasos esenciales para preparar un live streaming de un evento exitoso.
Hay varias plataformas de transmisión en vivo disponibles, como YouTube, Vimeo, Whatchity, Facebook Live, Twitch, entre otras. Cada plataforma tiene sus ventajas y desventajas, por lo que es importante investigar y seleccionar la que mejor se adapte a las necesidades del evento. También es importante asegurarse de que la plataforma sea compatible con los dispositivos de los asistentes.
Antes del evento, es importante realizar pruebas de audio y video con los ponentes para asegurarse de que la señal de video salga correctamente y que el audio sea claro y nítido. Es recomendable programar una sesión de prueba con los ponentes para asegurarse de que todo funcione correctamente.
Se recomienda crear una minuta para la transmisión, donde se describan los diferentes recursos gráficos, como cortinillas, presentaciones en ppt, vídeos para dinamizar las ponencias, transiciones de las diferentes secciones del evento, archivos de audio para amenizar los tiempos muertos. Esta minuta debe incluir todos los detalles relevantes sobre el contenido y el flujo del evento.
Antes del evento, se deben realizar pruebas técnicas para asegurarse de que todo funcione correctamente. Esto incluye verificar la conexión a internet, la calidad del audio y del video, y la compatibilidad con la plataforma de transmisión. También es importante realizar pruebas de velocidad para asegurarse de que la señal de video se transmita correctamente.
Finalmente, es hora de transmitir el evento en vivo. Asegúrate de tener un equipo de producción en vivo que supervise la transmisión y se asegure de que todo esté funcionando correctamente. Durante la transmisión, asegúrate de interactuar con la audiencia, responder preguntas y agradecer a los ponentes.
Incluir la retransmisión en streaming del evento:
Incluir la retransmisión en streaming del evento en la plataforma evenTwo Virtual es muy sencillo. Con esta funcionalidad, podrás llegar a una audiencia más amplia que no puede asistir al evento en persona y ofrecer una experiencia en línea de alta calidad.
Para incluir la retransmisión en vivo del streaming, solo necesitas incluir un iframe en la WebApp de evenTwo Virtual.
Un iframe es un elemento HTML que te permite insertar una página web dentro de otra página. En este caso, la página web que se insertará en la WebApp de evenTwo Virtual será la página de la plataforma de transmisión en vivo que hayas elegido para retransmitir el evento.
Para hacerlo, sigue estos pasos:
- Selecciona la plataforma de transmisión en vivo que utilizarás para retransmitir el evento. Algunas opciones populares son YouTube, Vimeo, Facebook Live, entre otras.
- Accede a la página de transmisión en vivo de la plataforma que hayas elegido y busca el código del iframe. En general, podrás encontrarlo en la sección de "Embeber" o "Incrustar" de la página.
- Copia el código del iframe y pégalo en la WebApp de evenTwo Virtual en la sección correspondiente.
- Guarda los cambios y comprueba que la retransmisión en vivo del streaming se visualiza correctamente en la WebApp.
Con estos sencillos pasos, habrás incluido la retransmisión en streaming del evento en evenTwo Virtual. Recuerda realizar pruebas previas para asegurarte de que la señal de video salga correctamente, independientemente de la plataforma de transmisión en vivo que hayas elegido.
Funcionalidades de interacción:
En los eventos híbridos o virtuales, es importante asegurarse de que los asistentes tengan una experiencia satisfactoria y enriquecedora, y una forma de lograrlo es a través de la inclusión de funcionalidades de interacción en la aplicación móvil y la WebApp del evento.
evenTwo es una plataforma que ofrece una amplia gama de funcionalidades de interacción, como muros de comentarios, mensajería privada, reuniones one to one, gamificación y preguntas al ponente. En este artículo, hablaremos sobre las ventajas de utilizar estas funcionalidades en un evento híbrido o virtual.
Mejora la experiencia del usuario
La inclusión de funcionalidades de interacción en la aplicación móvil y la WebApp del evento puede mejorar significativamente la experiencia del usuario. Al permitir que los asistentes se comuniquen entre sí y con los ponentes, se crea un ambiente más interactivo y participativo. Además, la gamificación puede añadir un elemento de diversión y competición que puede mejorar el compromiso y la retención de los asistentes.
Facilita la comunicación entre los asistentes
Las funcionalidades de interacción como los muros de comentarios y la mensajería privada pueden facilitar la comunicación entre los asistentes, lo que puede ser especialmente útil en eventos virtuales donde no hay una interacción física directa. Los asistentes pueden compartir información, hacer preguntas y establecer conexiones con otros participantes.
Aumenta la interacción con los ponentes
Las preguntas al ponente son una funcionalidad de interacción muy útil en los eventos virtuales. Permite a los asistentes hacer preguntas y recibir respuestas de los ponentes en tiempo real. Esto puede fomentar un diálogo más fluido y enriquecedor, lo que puede mejorar la calidad de las ponencias y aumentar la satisfacción de los asistentes.
Permite la personalización de la experiencia del usuario
La inclusión de funcionalidades de interacción en la aplicación móvil y la WebApp del evento puede permitir la personalización de la experiencia del usuario. Por ejemplo, las reuniones one to one pueden permitir a los asistentes conectarse con otros participantes o ponentes para discutir temas específicos de su interés. Esto puede ayudar a los asistentes a sacar el máximo provecho del evento.
Funcionalidades informativas:
En un evento híbrido o virtual, la aplicación móvil y la WebApp pueden ser una herramienta valiosa para proporcionar información importante a los asistentes y mejorar su experiencia. Incluir funcionalidades informativas en la aplicación móvil y la WebApp pueden ser una forma efectiva de compartir información relevante y ayudar a los asistentes a tener una visión general del evento.
Entre las funcionalidades informativas más importantes se encuentran la agenda y el listado de ponentes. La agenda es esencial para que los asistentes sepan qué actividades se llevarán a cabo en el evento, cuándo y dónde tendrán lugar. También es importante que los asistentes puedan obtener información sobre los ponentes, su trayectoria y experiencia, y qué temas se van a tratar durante sus presentaciones.
Otra funcionalidad importante es la disponibilidad de documentos, como presentaciones y otros recursos que los asistentes puedan descargar para complementar su experiencia en el evento. Esto puede incluir documentos relacionados con las presentaciones o talleres, como artículos o informes, o cualquier otra información relevante que pueda ser de interés para los asistentes.
También puede ser útil incluir una galería de fotos del evento, especialmente si se trata de un evento con una gran cantidad de asistentes. Las fotos pueden ayudar a los asistentes a recordar el evento y a compartir sus experiencias con otros, lo que puede generar más interés y participación en futuros eventos.
Además, incluso después del evento, la aplicación móvil y la WebApp pueden ser utilizadas para compartir información relevante y recursos con los asistentes, lo que puede ayudar a mantener el interés y la participación en futuros eventos.
Integración con evenTwo Access:
La integración de evenTwo App y Virtual con evenTwo Access es una solución ideal para eventos virtuales o híbridos, ya que permite a los organizadores del evento tener un mayor control sobre el registro y acceso de los asistentes.
evenTwo Access es una plataforma de registro y control de acceso que se integra fácilmente con evenTwo App, lo que proporciona una solución integral para los organizadores de eventos. Con esta integración, los organizadores pueden crear una landing page promocional del evento con el formulario de registro incluido, lo que hace que sea más fácil para los asistentes registrarse y tener un control de acceso.
La landing page promocional se puede personalizar para reflejar la imagen del evento y la marca del organizador, y el formulario de registro se puede adaptar a las necesidades específicas del evento. Esto hace que el proceso de registro sea más sencillo y eficiente para los asistentes, lo que aumenta la probabilidad de que se registren y participen en el evento.
Una vez que los asistentes se hayan registrado, evenTwo Access permite a los organizadores del evento tener un control completo sobre el acceso al evento. Los organizadores pueden utilizar la plataforma para gestionar el registro, la acreditación y el control de acceso, lo que les permite tener una mayor seguridad y control sobre el evento.
Además, evenTwo Access ofrece la posibilidad de generar informes y estadísticas en tiempo real sobre el registro y el acceso al evento, lo que permite a los organizadores del evento tener una visión general de la participación y el éxito del evento.
Integración del login con SSO:
Con la creciente demanda de eventos virtuales, también ha aumentado la necesidad de plataformas que puedan manejar de manera efectiva el registro y la autenticación de los asistentes. Para abordar este problema, muchas plataformas de eventos, incluyendo evenTwo Access, evenTwo App y evenTwo Virtual, ahora permiten la integración del login con SSO (Single Sign-On) para hacer el proceso de registro y el uso de la plataforma más cómodo para los asistentes.
¿Qué es SSO?
SSO es una tecnología de autenticación que permite a los usuarios acceder a múltiples aplicaciones y servicios utilizando una sola cuenta de usuario. Con SSO, los usuarios solo tienen que iniciar sesión una vez para acceder a todas las aplicaciones y servicios que tienen permiso para usar. SSO es comúnmente utilizado en organizaciones para permitir a los empleados acceder a varias aplicaciones empresariales con una sola cuenta de usuario.
Cómo funciona la integración del login con SSO en plataformas de eventos
La integración del login con SSO en plataformas de eventos implica la conexión de la plataforma de eventos con el servidor de autenticación SSO. Los asistentes pueden autenticarse en la plataforma de eventos utilizando las credenciales de inicio de sesión de su organización. Una vez que se han autenticado, se les concederá acceso a la plataforma de eventos.
La integración del login con SSO también puede ser personalizada para satisfacer las necesidades específicas de cada organización. Los organizadores de eventos pueden configurar la integración del login con SSO para permitir que solo ciertos usuarios tengan acceso a la plataforma de eventos, o para permitir que los asistentes accedan a diferentes partes de la App o de la WebApp del evento según su perfil de usuario.
evenTwo es una plataforma de eventos altamente personalizable y escalable que ofrece una amplia gama de funcionalidades para eventos virtuales e híbridos. Al considerar la inclusión de la tecnología de evenTwo en un evento, es importante evaluar las necesidades específicas del evento para poder personalizar la aplicación móvil y la WebApp para adaptarse a las necesidades del evento.
Además de la personalización de la aplicación móvil y la WebApp, la plataforma evenTwo también ofrece la posibilidad de incluir la retransmisión en streaming del evento. Esto es especialmente importante para los eventos virtuales e híbridos, ya que permite llegar a una audiencia más amplia y aumentar la participación de los asistentes.
La ventaja de usar evenTwo
Una de las mayores ventajas de evenTwo es su amplia gama de funcionalidades interactivas e informativas, que pueden ser utilizadas para mejorar la experiencia del asistente y aumentar la participación en el evento. Estas funcionalidades incluyen encuestas, preguntas y respuestas en vivo, juegos, networking y mucho más.
Para los eventos presenciales, evenTwo Access proporciona una solución de registro y control de acceso. Esto permite a los organizadores del evento mantener un control y seguimiento detallado de los asistentes al evento, lo que aumenta la seguridad y el control del evento. La plataforma evenTwo Access también permite a los organizadores del evento personalizar los registros y formularios de registro para adaptarlos a las necesidades específicas del evento.
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