Cómo mejorar la experiencia de los asistentes a tu evento

La planificación de un evento puede ser una tarea monumental. Desde la organización de tareas hasta la coordinación de equipos y la comunicación con los asistentes, las herramientas tecnológicas ofrecen soluciones que simplifican cada aspecto del proceso.

A continuación, exploramos cómo la tecnología puede ayudarte a mejorar la experiencia de los asistentes a tu evento y las herramientas que deberías considerar incorporar en tu próxima estrategia de organización.

La importancia de la tecnología en la planificación de eventos

En un mundo donde los eventos son cada vez más complejos, la tecnología se ha convertido en un aliado indispensable.

evenTwo, Cvent o Bizzabo son ejemplos de plataformas que integran todo el ciclo de vida del evento en un solo lugar.

Desde la gestión de registros y el control de acceso de los asistentes, hasta la generación de agendas personalizadas o la inclusión de actividades de networking, estas herramientas son ideales para los eventos más exigentes.

Soluciones tecnológicas esenciales para la planificación de eventos

1. • evenTwo Access nos permite enviar emails personalizados y segmentar a los asistentes según diferentes criterios (como intereses, categorías de entradas, y más). Esto aumenta la efectividad de las comunicaciones y mejora la experiencia del asistente.
   • Podemos enviar las invitaciones (STD - save the date), recordatorios sobre la fecha del evento, plazos de inscripción, y detalles importantes de última hora, acreditaciones, QRs de control de acceso o certificados de asistencia, asegurando que los asistentes estén bien informados y reduciendo el riesgo de ausencias.
   • Promocionar actividades específicas y sesiones clave o recolectar feedback y mantener el contacto con los asistentes después del evento, compartiendo resúmenes, material adicional, y promociones para futuros eventos, lo que ayuda a construir una relación continua y fidelizar a los asistentes.

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   2. Sistemas de registro y control de acceso

1. • evenTwo Access gestiona las confirmaciones de asistencia (RSVP), facilitando el control de la capacidad del evento y la preparación adecuada de los recursos necesarios.
   • Facilita el registro de asistentes, la acreditación y el control de acceso. Esto, es especialmente útil para eventos con un gran número de participantes, donde la eficiencia en la entrada y el control de flujo es esencial para evitar colas.
     
     

1. 3. App nativa y/o WebApp del evento
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   • Plataformas como evenTwo App o evenTwo Virtual, permiten a los asistentes disponer de un acceso centralizado a toda la información del evento como agendas personalizadas, ubicación, detalles de los ponentes, mapas, actividades, etc…
   • También fomentan el networking entre asistentes antes, durante y después del evento a través de mensajes privados o la posibilidad de agendar reuniones One to One.
   • Incrementan la interacción y la participación activa de los asistentes a través de votaciones en directo, preguntas al ponente, encuestas, concursos, etc…enriqueciendo la experiencia en general. La posibilidad de proporcionar feedback instantáneo a través de estas funcionalidades, permite a los organizadores recoger opiniones en tiempo real, lo que puede ser útil para realizar ajustes sobre la marcha y para planificar futuros eventos.
   • Facilitan la comunicación a través de notificaciones que mantienen a los asistentes informados en tiempo real sobre cualquier cambio en la programación, alertas importantes o recordatorios de sesiones. Esto asegura que no se pierdan ninguna parte clave del evento.
     
     
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   4. Chatbots con inteligencia artificial
    
   • Con el lanzamiento de LaiA, nuestro chatbot basado en ChatGPT, hemos llevado la personalización y el soporte en eventos a un nuevo nivel. Este asistente virtual puede responder preguntas sobre la agenda, localización, ponentes y mucho más, en cualquier momento y en el idioma nativo del usuario, lo que garantiza una experiencia sin fricciones para todos los asistentes.

Conclusión

La planificación de un evento es una tarea compleja que requiere una combinación de habilidades organizativas y una gestión eficaz del tiempo. Sin embargo, con las herramientas tecnológicas adecuadas, puedes simplificar este proceso y asegurar que tu evento sea un éxito. Al integrar estas soluciones en tu estrategia de planificación, no solo mejorarás la eficiencia, sino que también ofrecerás una experiencia inmejorable a los asistentes, destacando por encima de la competencia.