Al pensar en eventos híbridos nos asaltan enseguida ideas sobre contenido, interactividad, datos… No obstante, sería un error subestimar la fase pre-evento, en la que el organizador sienta las bases y el asistente tiene un primer contacto con la experiencia híbrida.
A la hora de inscribir asistentes, el primer paso es seleccionar la manera en la que acudirán: virtual o presencial. En el caso de estos últimos, podremos establecer una selección de actividades y asientos con cupos y aforos, mientras que los que acuden online pueden inscribirse en workshops u otras sesiones paralelas. Diferenciar a ambos grupos dentro de una misma experiencia de registro es un primer paso para alcanzar la hibridación que debemos tener como objetivo. Y es que no debemos perder de vista que la tecnología como la App y la WebApp no dejan de ser dos canales de comunicación que, aun con sus peculiaridades, comparten el mismo objetivo general del evento.
En cualquier caso, contar con estos dos grupos segmentados será clave a la hora de elaborar y dirigir el contenido de un evento híbrido, pues cada uno vivirá la misma experiencia de una manera diferente. Para el mailing y save the date, sin ir más lejos, enviaremos a unos las credenciales con el QR de acceso al recinto mientras emplazamos a otros a iniciar sesión con su usuario y contraseña. Los primeros descargarán la App del evento para disfrutar del contenido pre-evento y mantenerse informados de novedades mientras que los segundos harán lo propio en una WebApp desde sus ordenadores.
A la hora de orientar el contenido en eventos híbridos, tenemos también mucho que agradecer a la segmentación que hacemos desde el registro. Es la mejor manera de garantizar que los asistentes online no se sienten desplazados como meros espectadores de lo que sucede en el evento presencial, con un programa orientado para aquellos que han podido asistir en persona, aunque fueran menos en número. Así, en una plataforma común podremos crear contenido exclusivo para quienes sigan el evento desde casa, enviar una notificación sobre el catering que no dé envidia a los asistentes online, ofrecer una sola encuesta de satisfacción que se adapte a cada público o crear franjas horarias exclusivas para asistentes presenciales y comunes para los encuentros online, por citar algunos ejemplos.
Por supuesto, la segmentación se puede llevar un paso más allá si en el momento del registro recabamos datos más específicos que nos permitan distinguir subgrupos más allá de la presencialidad o no del asistente. Incluso podemos crear grupos de asistentes transversales, es decir, que abarquen tanto a usuarios de la WebApp online como de la App del evento. Esto nos abre un mundo de opciones en cuanto a contenido, como crear una agenda para el departamento de marketing, un chat para la organización o un taller exclusivo para asistentes premium, sin importar en ningún caso si estos acceden al contenido en persona o en remoto.
En resumen, llevar a cabo un registro de asistentes que nos permita segmentarlos en diferentes grupos de usuarios nos brinda la oportunidad de crear un contenido menos genérico y por lo tanto más relevante para todos, lo que redunda en un mayor engagement, en especial para los a veces descuidados asistentes online. De la misma manera, podremos recabar datos mucho más específicos y reveladores que nos permitirán mejorar la experiencia y monetización de futuros eventos. Por supuesto, trataremos estos temas y otros en próximos artículos de esta sección. ¡Permaneced atentos!