En los últimos años se ha disparado el uso de tecnología en eventos, sobre todo en aquellos que son virtuales o híbridos. Mientras el protagonismo se lo llevan la personalización y la interactividad, cometemos el error de pasar por alto su cara más desconocida, es decir, de qué está hecha esa tecnología, si es segura y fiable. Estos factores serán cruciales a la hora de garantizar la seguridad de los datos y que ningún problema técnico dé al traste con todo nuestro trabajo en el evento.
La necesidad de controlar quién puede entrar y quién no es tan antigua como los propios eventos. En el caso de los encuentros híbridos, esta tarea es doble y hace casi imprescindible el uso de tecnología especializada, tanto por seguridad como por una cuestión de eficiencia. Es muy recomendable instar a los asistentes a cumplimentar un formulario de registro con el que poder catalogarlos y en el que aceptarán las condiciones del tratamiento de datos. Un sistema de doble opt-in, que obligue a confirmar la asistencia con un email de confirmación, garantizará que el usuario es fidedigno y ahuyentará a los bots o asistentes repetidos.
En el caso de venta de entradas, será fundamental contar con una pasarela de pago segura y contrastada, que proteja los datos del cliente y asigne cada entrada correctamente. Asimismo, la tecnología que utilicemos debe garantizar que distintos asistentes no puedan ingresar en el evento con una misma entrada, si es presencial, o con una misma cuenta de correo, si el acceso es online.
Para el acceso al evento presencial está muy extendido el uso de códigos QR o similares para identificarlos en la entrada principal, y los protocolos anticovid han acrecentado la necesidad de una trazabilidad completa. Como consecuencia, es posible que necesites una tecnología que te permita saber quiénes han estado en cada sala en un determinado momento, qué asiento les fue asignado, en qué mesa comieron, etc.
El otro lugar por el que debemos evitar que se cuelen intrusos es la parte digital que utilicemos para seguir o interactuar con el evento. Es muy recomendable que los asistentes que se conecten vía web o descarguen una App del evento utilicen contraseñas únicas con una fortaleza alta y que deban cambiarlas tras el primer login. Si nuestro evento es corporativo, nos podemos plantear el uso del single sign-on (SSO), que permite que los empleados accedan a la plataforma del evento con el mismo usuario que utilizan en el ordenador y sistemas de la empresa. Una vez garantizado este inicio de sesión, sólo debemos asegurarnos de que no se muestran datos personales en los perfiles de asistente como el teléfono o dirección de email.
A la hora de contratar a un proveedor de tecnología, es nuestro deber exigirle el cumplimiento de ciertos protocolos y medidas técnicas de seguridad para evitar incidentes graves. En primer lugar, el proveedor debe realizar auditorías internas de seguridad al menos cada tres meses y auditorías externas como mínimo una vez al año. Además de este informe, le podemos pedir otro sobre las medidas organizativas que emplean para garantizar la seguridad de los datos, desde formación en seguridad a los empleados hasta protección interna de sus recursos tecnológicos. Por último, es importante conocer dónde almacenan y cómo tratan los datos tanto el proveedor como los posibles proveedores que a su vez pueda tener para ofrecer su servicio.
Otro punto al que debemos prestar mucha atención son las medidas técnicas que nuestro proveedor emplea para el cifrado de datos. Por una parte, es fundamental que todos los datos de la plataforma se cifren en tránsito para evitar fugas de información. Por otra parte, es igualmente importante el cifrado de datos en reposo, de forma que si un atacante lograra obtener los datos físicos de asistentes al evento no pudiera acceder a ellos por estar cifrados. Si estas dos medidas fallasen, la última barrera con la que debemos contar es el cifrado de contraseñas, que constituyen el dato más sensible porque el usuario podría estar usándola en otros servicios; nuestro proveedor deberá cifrarlas tanto en tránsito como en reposo.
Ahora que hemos garantizado que nadie nos robará ningún dato y el evento es seguro, nos debemos ocupar de que la tecnología funcione, que no haya ninguna caída que deje a los asistentes online sin acceso al evento. Para ello debemos asegurarnos de que nuestro proveedor utiliza tecnología escalable, es decir, que a medida que ingresen más asistentes, o si hay un gran pico de tráfico en un momento concreto, la plataforma está preparada para este incremento. Solicita también un Service Level Agreement (SLA) para comprobar los tiempos de respuesta en caso de incidencia y un Disaster Recovery Plan (DRP) para conocer el protocolo en caso de caída total. ¡Ya nada podrá pillarte por sorpresa!