Aunque cueste creerlo, son todavía muchos los eventos que llevan a cabo un registro de asistentes manual o, cuando menos, poco tecnificado. Mientras las agencias de eventos y comunicación acostumbran a utilizar tecnología de registro y control de acceso, son todavía muchas las empresas que recurren a envíos de email y hojas de excel a la hora de organizar la asistencia a sus eventos corporativos. En este artículo damos algunas claves para convenceros de que dar el salto tecnológico es tan sencillo como rentable.
El formulario de registro es la herramienta más básica. Nos servirá para recabar tanto la información esencial de los asistentes como otras cuestiones relativas al evento: qué días asistirán, en qué sesiones desean inscribirse, si tienen algún requerimiento especial, etc. A partir de ahí, existen recursos más sofisticados que permiten establecer un cupo máximo por sesión, adjuntar documentos, seleccionar asientos, realizar el pago de la entrada y un largo etcétera.
Ya se han registrado los asistentes al evento y ahora llega la parte de la gestión y comunicación. Tanto si organizamos un evento de tamaño considerable como si organizamos numerosos eventos para las mismas personas, contar con una panel de administración nos ayudará a ser mucho más eficientes. De esta manera es posible, por ejemplo, crear una base de datos de asistentes, comprobar las confirmaciones en tiempo real o programar emails.
En tercer lugar, existen herramientas eficaces para el control de acceso a los eventos que lo requieran. Desde la creación de un simple usuario para acceder con contraseña a un evento virtual hasta un sistema de acceso con acreditación y códigos QR, son numerosas las soluciones en el mercado que ofrecen un acceso ágil y seguro a un precio muy competitivo. Algunas de ellas, como evenTwo Access, están integradas con las herramientas de registro en una misma plataforma compatible además con la App del evento para una experiencia 100% digital y sin complicaciones.